Check with seller Việc làm Kiên Giang tuyển gấp THƯ KÝ TỔNG HỢP

Mô tả công việc Mô tả chung: Tham mưu, hỗ trợ, giúp việc cho Trưởng Ban QLXD & Phó Ban QLXD. Chịu trách nhiệm toàn diện về kết quả hoạt động của công tác Quản lý lưu trữ hồ sơ, quản lý trình duyệt hồ sơ, quản lý công tác hành chính của dự án thuộc phạm vi phụ trách; chịu sự giám sát chuyên môn về hệ thống lưu trữ, hệ thống trình duyệt của Thư ký Tổng hợp phòng Điều hành Dự án. 1) Tiếp nhận và kiểm soát phân công công việc, hồ sơ tài liệu đầu vào - Tiếp nhận phân công công việc, phạm vi công việc từ cấp Quản lý trực tiếp – Trưởng ban QLXD & Phó ban QLXD; - Tiếp nhận Hồ sơ, tài liệu dự án, dự án thành phần, gói thầu, hạng mục,… phụ trách từ cấp quản lý và/hoặc các phòng ban, bộ phận liên quan trong hệ thống CityLand; - Cập nhật danh mục dữ liệu theo dõi, lưu trữ Hồ sơ tài liệu đầu vào. 2) Theo dõi kế hoạch - Theo dõi Kế hoạch triển khai chi tiết quản lý hệ thống lưu trữ, hệ thống trình duyệt, luân chuyển hồ sơ nội bộ Ban QLXD, hồ sơ dự án, gói thầu, hạng mục, công trình được phân công; đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn, kế hoạch, KPI đã được thiết lập, phê duyệt. - Theo dõi kế hoạch ngân sách của Ban QLXD theo yêu cầu của cấp Quản lý trực tiếp. 3) Tổ chức thực thi các công việc theo Chức năng nhiệm vụ Thư ký Tổng hợp Ban QLXD và Tổ Trợ lý – Thư ký đảm bảo hoàn thành các mục tiêu, kế hoạch được thiết lập, phê duyệt. - Quản lý, thực hiện các công tác hành chính; , giúp việc cho cấp Quản lý trực tiếp; - Chủ động phối hợp, tương tác, cảnh báo các đơn vị, phòng ban liên quan trong hệ thống Ban QLXD , đề xuất giải pháp thực hiện đảm bảo công việc thuộc phạm vi phụ trách đạt hiệu quả trong mọi trường hợp; - Quản lý, thực hiện công tác lưu trữ, luân chuyển hồ sơ nội bộ, hồ sơ dự án phụ trách; - Cam kết bảo mật thông tin; - Quản lý hồ sơ trình duyệt; - Các công việc khác theo yêu cầu của cấp Quản lý trực tiếp và Phó Giám đốc Kỹ thuật & QLTK. 4) Chủ động theo dõi, bám sát, kiểm soát kế hoạch KPI đã thiết lập, phê duyệt thuộc phạm vi cá nhân phụ trách - Lưu trữ nội dung kiểm soát kế hoạch POP, KPI đã thiết lập, phê duyệt; - Theo dõi, kiểm soát ngân sách hoạt động Ban QLXD theo yêu cầu của cấp Quản lý trực tiếp; - Chủ động cập nhật, đề xuất và triển khai KPI (thuộc phạm vi phụ trách) điều chỉnh được phê duyệt; - Lập, cập nhật danh mục theo dõi các sự kiện, các thay đổi, phát sinh ảnh hưởng đến KPI, kế hoạch; - Báo cáo kết quả thực hiện theo quy định. 5) Lưu trữ, cập nhật, điều chỉnh hệ thống theo quy định: - Lưu trữ Hệ thống lưu trữ, trình duyệt của Ban QLXD, tuân thủ hệ thống QLXD; - Lưu trữ Hệ thống quản trị rủi ro nội khối (Bao gồm chính sách, ngân sách rủi ro,…); - Tham gia chương trình đào tạo và phát triển nhân sự Bộ phận Thư ký tổng hợp; Hệ thống mục tiêu KPI và báo cáo, đánh giá KPI Bộ phận, cá nhân theo quy định. Yêu cầu kỹ năng Yêu cầu kỹ năng cần thiết: - Soạn thảo văn bản - Giao tiếp - Làm việc nhóm - Phân tích - Quản lý hồ sơ - Tổ chức công việc - Thuyết trình - Giải quyết vấn đề - Tự học - Hội họp - Tư duy .

Contact seller Share

Comments